Beszerzés, raktározás

Minden ISO minősítéssel rendelkező cég részletesen kidolgozott beszerzési utasítás szerint dolgozik. 

Ezek általában megfelelnek, de szinte mindig hiányzik belőle egy két nagyon fontos részlet, 

vagy nem jó bennük valamely ponton a sorrend, vagy túl részletes és elvész benne a lényeg.

Néhány gondolat a témáról:

A tervdokumentáció tételeit fel kell vinni a darabjegyzékbe.

A darabjegyzéket fel lehet használni későbbiekben a nyomon követésre, 

Darabjegyzékből összeállítani a beszerzési listát.

A beszerzési lista iktató számát be kell írnia darabjegyzék megfelelő sorába. 

(Ebből lehet leszűrni, hogy mi az, aminek már elindult a beszerzése! Illetve, ami már beérkezett.

Beszerzés:

Beszerzést megelőzően célszerű ajánlatokat kérni, ár, minőség, határidő szempontjából.

Konkrét megrendeléskor az ajánlatra hivatkozva lehet összeállítani a megrendelést.

A megrendelésbe a termék minden fontos paraméterét le kell írni, illetve minden olyan információt, 

ami befolyásolhatja a beszerzés hibátlan teljesítését.

Célszerű termék csoportonként sablonszerű megrendelés kritériumokat megfogalmazni.

(Vagy egyedi terméknél részletes leírást készíteni a beszerzendő termékről.)

például egy cső termék megrendelésekor:

-        pontos mérete, szabványa, minősége, bizonylatolási módja, szálanyag hossza,

-        szállíthatóságára vonatkozó csomagolási követelmények (raklapon, kalodában, más termék nem pakolható rá, 

         legyen kötegelve, legyen becsomagolva, bedugózva a cső mindkét vége, rozsdamentes terméknél 

         más -nem rozsdamentes- acéllal nem érintkezhet

-        az alapanyag legyen egyértelműen beazonosítható (beütve a méret, adagszám, szállító)

-        szállítás módja (nyitott, vagy zárt teherautóval)

-        szállítás időkorlátja (munkanapon 8-16 óráig), előtte értesítést kérünk

-        szállítással egyidőben kérjük a hozzá tartozó műbizonylatot, ellenkező esetben az anyagot nem tudjuk felhasználni 

Az alapanyag átvétele:

Amikor beérkezik az anyag, szállítólevél alapján kell átvenni, a szállítólevél számát be kell írni a darabjegyzék megfelelő sorába. 

Törekedni kell arra, hogy az anyaggal egyidőben érkezzen a műbizonylat is.

Az a leg ideálisabb, ha érkezés előtt az áru átvevő értesítést kap a beszerzőktől, hogy mi fog beérkezni.

A szállítólevél és beérkezett áru dokumentumait le kell adni a beszerzésnek, aki rögtön ellenőrzi a megrendelésnek megfelelően. 

Amennyiben eltérés van, rögtön intézkedik.

A beszállító a megrendelés teljesítésekor igazolnia kell annak megfelelőségét!

A műbizonylatot nem tarthatja vissza, arra hivatkozva, hogy csak akkor ad bizonylatot, 

ha a megrendelő kifizette az alapanyag ellenértékét.

A szállítólevél tartalma és a beérkezett anyag összehasonlítása mennyiségileg. Ezzel csak a tényt állapítjuk meg, 

hogy a szállítólevél tartalma és az anyag mérete, mennyisége megegyezik.

Amennyiben szemmel láthatóan probléma van a termékkel, a fuvarozóval közösen meg kell tekinteni, esetleg fotóval dokumentálni, 

jegyzőkönyvet kell felvenni és aláíratni. A problémáról azonnal értesíteni kell a csomag feladóját. 

(sérült a csomagolás, sérült a termék, láthatóan hiányos)

Az alapanyagot elkülönítve kell betárolni, jól láthatóan feltüntetni, hogy a minőség ellenőrzése még nem történt meg, így felhasználni sem szabad.

A megrendelt és beérkezett anyag összehasonlítása.

Erre megfelelően képzett minőség ellenőrző személyt kell megbízni, aki minőségi ellenőrzés folyamán megállapítja, hogy a termék felhasználható-e.

A beérkezést követően szinte azonnal el kell végezni a minőség ellenőrzést, nem megfelelőség esetén azonnal el kell indítani a reklamációt, esetleg a cserét!

A műbizonylat kezelésének néhány szabálya:

Munkaszámtól függetlenül kezeljük a beérkező alapanyagokat, mivel először (a minőségi átvételt követően) bevételezzük és ezután adjuk ki munkaszámra. 

Erre azért van szükség, mivel előfordul, hogy több munkaszám azonos tételei megegyeznek összevonhatóak. Illetve több anyagot rendelünk, mint amennyit felhasználunk az adott munkaszámra.

A későbbi felhasználásnál is tudnunk kell a beraktározott anyag minőségét bizonyítani.

A beérkező műbizonylatokat egyedi folyósorszámmal kell ellátni: Pl.: MB003/2020

A műbizonylatra Jól láthatóan, a jobb felső sarkába rá kell írni! Az elektronikus formátumra is!

Ezeket a műbizonylatokat a sorszámnak megfelelően le kell fűzni, az elektronikus változatot külön könyvtárba elmenteni a file neve legyen a műbizonylat száma: MB003/2020.pdf 

Így a MB számmal könnyen kereshetőek a bizonylatok. A szám információt ad a beszerzés évszámát illetően, továbbá az iktatás sorszáma alapján fizikailag is könnyen megtalálható. A beraktározott anyagra, illetve kartonjára is rá kell vezetni ezt a műbizonylat számot, így könnyen visszakereshető a hozzá tartozó műbizonylat.

A darabjegyzékbe be kell írni a megfelelő sorba ezt a számot és a műbizonylat adagszámát!

Célszerű a bizonylatoknak külön nyilvántartást vezetni azon lehet feltüntetni a fontosabb adatain kívül a megrendelés számát, munkaszámot, beérkezés dátumát. Így adagszám alapján is kereshető.

Az adagszámok nagyon változatosak, összetettek, beszállítónként, gyártóként. Az is előfordulhat, hogy két teljesen más terméknek is azonos az adagszáma. Azzal, hogy egyedi számot adunk ez a probléma elkerülhető.